როგორ შევქმნათ როლზე დაფუძნებული ონბორდინგი შიდა დოკუმენტებიდან

ახალი თანამშრომლისთვის შიდა დოკუმენტის გაგზავნა აუცილებელი შეიძლება იყოს, მაგრამ თავისთავად ონბორდინგს არ ქმნის. დოკუმენტი ხშირად აღწერს წესს, პროცესს ან პასუხისმგებლობას; თანამშრომელს კი სჭირდება გაიგოს, რა უნდა გააკეთოს საკუთარ როლში, როდის უნდა მიიღოს გადაწყვეტილება, ვისთან უნდა გადაამოწმოს და როგორ ამოიცნოს შეცდომის რისკი.

ამ სტატიაში წარმოდგენილი მიდგომა შთაგონებულია „საძიებო-სამოქმედო კვლევის“ სახელმძღვანელოს შესახებ საცნობარო გვერდით: მასალის გამოყენება არ უნდა შემოიფარგლოს წაკითხვით. ორგანიზაციამ შეიძლება აიღოს არსებული დოკუმენტები, სცადოს მათი გამოყენებაზე ორიენტირებულ სასწავლო გზად გარდაქმნა, დააკვირდეს სად უჭირთ ახალ თანამშრომლებს და შემდეგ განაახლოს როგორც სასწავლო მასალა, ისე თვითონ პროცესი.

რატომ არ კმარა დოკუმენტის გაზიარება

შიდა დოკუმენტი, როგორც წესი, ერთდროულად ემსახურება რამდენიმე მიზანს: ინფორმაციის შენახვას, პროცესის აღწერას, თანმიმდევრულობის მხარდაჭერას და პასუხისმგებლობების დაფიქსირებას. ამიტომ მისი ენა შეიძლება იყოს ფართო, ფორმალური ან დაწერილი გამოცდილ თანამშრომელზე გათვლით. ახალ ადამიანს კი შეიძლება დარჩეს პრაქტიკული კითხვები: „რომელი ნაბიჯით ვიწყებ?“, „რომელი შემთხვევაა გამონაკლისი?“, „რა უნდა დავაფიქსირო?“, „როდის შევაჩერო პროცესი და ვის ვკითხო?“

როლზე დაფუძნებული ონბორდინგი დოკუმენტს არ ცვლის და არც ამოკლებს ხელოვნურად. ის დოკუმენტიდან გამოყოფს იმ ნაწილებს, რომლებიც კონკრეტული როლის ყოველდღიურ მოქმედებას განსაზღვრავს. შედეგად, თანამშრომელი არ იღებს მხოლოდ საკითხავ მასალას; ის იღებს სასწავლო გზას, სადაც ინფორმაცია უკავშირდება ამოცანას, მაგალითს, პრაქტიკას და შემოწმებას.

რომელი როლებისთვის შექმნათ ცალკე სასწავლო გზა

ყველა თანამშრომლისთვის ერთნაირი შესავალი შეიძლება სასარგებლო იყოს ორგანიზაციის მისიის, კომუნიკაციის წესისა და საერთო კულტურის გასაცნობად. თუმცა ცალკე გზები განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია იქ, სადაც განსხვავდება:

• მოქმედებები — მაგალითად, ვინ ამოწმებს მონაცემს, ვინ ამტკიცებს, ვინ პასუხობს მომხმარებელს ან ვინ ამუშავებს მოთხოვნას;
• გადაწყვეტილების უფლებამოსილება — რა შეუძლია თანამშრომელს დამოუკიდებლად გადაწყვიტოს და რა უნდა გადაამისამართოს;
• შეცდომის შედეგი — რომელი ნაბიჯი ქმნის ხარისხის, კონფიდენციალურობის, ოპერაციული ან მომხმარებლის გამოცდილების რისკს;
• გამოყენებული სისტემები და დოკუმენტები — ერთსა და იმავე პროცესში სხვადასხვა როლს შეიძლება სხვადასხვა ეკრანი, ფორმა ან ინსტრუქცია სჭირდებოდეს;
• წარმატებული შესრულების მტკიცებულება — მაგალითად, სწორი ჩანაწერი, დასრულებული შემოწმება, დამტკიცებული პასუხი ან დამოუკიდებლად შესრულებული სცენარი.

არ არის საჭირო თითოეული სამუშაო დასახელებისთვის სრულიად ახალი კურსის შექმნა. ხშირად საკმარისია საერთო ბირთვი და მის ზემოთ მოკლე როლური მოდულები. მაგალითად, ყველა თანამშრომელმა შეიძლება გაიაროს საერთო მონაცემთა მართვის პრინციპები, ხოლო მხოლოდ შესაბამისმა როლებმა ივარჯიშონ კონკრეტული მოთხოვნის დამუშავებაში, შემოწმებაში ან ესკალაციაში.

დოკუმენტიდან ამოიღეთ არა მხოლოდ ცოდნა, არამედ მოქმედება

დაიწყეთ იმ დოკუმენტებით, რომლებიც რეალურ სამუშაოზე გავლენას ახდენს: პროცედურები, პოლიტიკები, ოპერაციული ინსტრუქციები, ხარისხის ჩეკლისტები, შაბლონები, ხშირად დასმული კითხვები და ცვლილებების შეტყობინებები. შემდეგ თითოეულ მონაკვეთს დაუსვით ოთხი კითხვა:

1. რა უნდა იცოდეს თანამშრომელმა? — ტერმინი, წესი, მიზანი, ვადა ან პასუხისმგებლობის საზღვარი.
2. რა უნდა გააკეთოს? — კონკრეტული ქმედება, თანმიმდევრობა, ჩანაწერი, შემოწმება ან კომუნიკაცია.
3. სად არის გადაწყვეტილების წერტილი? — რა ნიშნის, გამონაკლისის ან პირობების შემთხვევაში იცვლება შემდეგი ნაბიჯი.
4. რა შეიძლება წავიდეს არასწორად? — გამოტოვება, არასწორი მიმართულება, არაზუსტი მონაცემი, დაგვიანება ან არასწორი ესკალაცია.

ამ კითხვებზე პასუხები გადაიტანეთ სამუშაო მატრიცაში. მისი მიზანი არ არის დოკუმენტის ხელახლა გადაწერა. მატრიცა აკავშირებს წყაროს, როლს, მოქმედებასა და სასწავლო მტკიცებულებას, რათა გუნდმა დაინახოს, რა უნდა ისწავლოს ადამიანმა და როგორ დაადასტურებს გამოყენების მზადყოფნას.

შევსებადი მატრიცა: დოკუმენტიდან ონბორდინგამდე

მატრიცის შევსებისას ერთი „საჭირო მოქმედება“ რაც შეიძლება დაკვირვებადი ფორმით ჩამოწერეთ. ფრაზა „იცის პროცესი“ ძალიან ფართოა. უფრო გამოსადეგია: „ამოწმებს მოთხოვნის სავალდებულო ველებს“, „ირჩევს სწორ კატეგორიას“, „აფიქსირებს გამონაკლისს“ ან „გზავნის საკითხს განსაზღვრულ პასუხისმგებელთან“.

ერთი ინსტრუქცია აქციეთ მოკლე სასწავლო ერთეულებად

გრძელი ინსტრუქციის ერთი მოდულად ატვირთვა ხშირად მხოლოდ წაკითხვის დადასტურებას იძლევა. უფრო გამოყენებადი ფორმატი არის მოკლე ერთეულების თანმიმდევრობა, სადაც თითოეულს ერთი ნათელი სამუშაო მიზანი აქვს.

• კონტექსტი: რატომ არსებობს ეს ნაბიჯი და რა შედეგს იცავს.
• მოქმედება: რა უნდა გააკეთოს თანამშრომელმა და რა თანმიმდევრობით.
• მაგალითი: როგორ გამოიყურება ტიპური შემთხვევა ან სწორად შევსებული ნიმუში.
• გადაწყვეტილების წერტილი: რა უნდა შეიცვალოს განსხვავებულ სიტუაციაში.
• პრაქტიკა: მოკლე ამოცანა, არჩევანი, სიმულაცია ან ნიმუშის შემოწმება.
• უკუკავშირი: რატომ არის პასუხი სწორი, არასრული ან საჭიროებს ესკალაციას.

თუ პროცედურა შეიცავს რამდენიმე რთულ გადაწყვეტილებას, არ სცადოთ ყველაფრის ერთ გაკვეთილში ჩატევა. დაყავით ის მცირე მოდულებად: ძირითადი ნაკადი, გამონაკლისი შემთხვევა, საჭირო ჩანაწერი და ესკალაცია. ეს გაყოფა ამარტივებს მომავალ განახლებასაც: პროცესის ერთი ნაწილის ცვლილებისას მთელი კურსის გადაკეთება ყოველთვის საჭირო აღარ არის.

მინიმალური სტრუქტურა: პირველი დღე, პირველი კვირა, დამოუკიდებელი შესრულება

ეს სტრუქტურა არ ნიშნავს, რომ ყველა როლს ერთნაირი ხანგრძლივობა ან ერთნაირი დავალება სჭირდება. მისი მიზანია სწავლის ლოგიკის დაცვა: ჯერ ორიენტაცია, შემდეგ მხარდაჭერილი პრაქტიკა და ბოლოს შესრულების მტკიცებულება. გუნდმა თავად უნდა განსაზღვროს, რომელი მოქმედებებია საკმარისად მნიშვნელოვანი დამოუკიდებელი მზადყოფნის შესაფასებლად.

შეამოწმეთ მზადყოფნა სცენარით და არა მხოლოდ წაკითხვით

„წაკითხული მაქვს“ შეიძლება მიუთითებდეს, რომ თანამშრომელმა მასალა გახსნა, მაგრამ ვერ აჩვენებს, შეძლებს თუ არა მის გამოყენებას. მზადყოფნის შესამოწმებლად შექმენით მოკლე, რეალისტური სცენარი: მიეცით საწყისი ინფორმაცია, ჩასვით ერთი მნიშვნელოვანი დეტალი ან გამონაკლისი და სთხოვეთ თანამშრომელს აღწეროს შემდეგი ნაბიჯი.

კარგი სცენარის შეფასების კრიტერიუმები წინასწარ განსაზღვრეთ. მაგალითად: ამოიცნო თუ არა თანამშრომელმა შესაბამისი პროცედურა; შეამოწმა თუ არა აუცილებელი ინფორმაცია; სწორად აირჩია თუ არა მოქმედება; იცოდა თუ არა, როდის იყო საჭირო დახმარების ან დამტკიცების მოთხოვნა; დააფიქსირა თუ არა შედეგი საჭირო ფორმით. ამგვარი შემოწმება არ უნდა იყოს მხოლოდ „ჩაჭრა ან ჩაბარება“ — ის უნდა აჩვენებდეს, რომელ ნაწილს სჭირდება დამატებითი მაგალითი, პრაქტიკა ან ინსტრუქციის გამარტივება.

განახლება უკუკავშირით: პატარა კვლევითი ციკლი

ონბორდინგი ცოცხალი პროცესია, რადგან იცვლება სამუშაო ნაკადი, ინსტრუმენტი, პასუხისმგებლობა ან ხშირად დასმული კითხვა. მატრიცაში მითითებული „განახლების მფლობელი“ ამიტომ გადამწყვეტია: მან უნდა იცოდეს, ვის ეკუთვნის წყარო დოკუმენტის სიზუსტე და ვის შეუძლია სასწავლო აქტივობის შეცვლა.

გამოიყენეთ მოკლე ციკლი: დააკვირდით სად ჩნდება განმეორებითი კითხვა ან შეცდომა; შეაგროვეთ მაგალითები მენტორების, გუნდის ლიდერებისა და ახალი თანამშრომლებისგან; დააზუსტეთ, დოკუმენტია გაუგებარი, პრაქტიკა არასაკმარისი თუ გადაწყვეტილების წერტილი აკლია; შემდეგ შეცვალეთ კონკრეტული ერთეული და კვლავ გამოსცადეთ იგი. ეს მიდგომა ეხმარება გუნდს, რომ ონბორდინგი არ დარჩეს სტატიკურ ჩეკლისტად.

როგორ დაიწყოთ მცირე მასშტაბით

1. აირჩიეთ ერთი როლი და ერთი პროცესი, სადაც ახალ თანამშრომლებს ხშირად სჭირდებათ დახმარება.
2. შეაგროვეთ ამ პროცესთან დაკავშირებული მოქმედი დოკუმენტები და დაასახელეთ მათი მფლობელები.
3. შეავსეთ მატრიცა მხოლოდ 5–10 კრიტიკული მოქმედებით.
4. თითოეული მოქმედებისთვის შექმენით მოკლე ახსნა, მაგალითი და პრაქტიკული დავალება.
5. გაატარეთ სცენარზე დაფუძნებული შემოწმება მცირე ჯგუფთან.
6. დააფიქსირეთ კითხვები, შეცდომები და მასალის განახლების გადაწყვეტილებები.

SubSchool შეიძლება გამოგადგეთ ამ პროცესში განმეორებადი სასწავლო სამუშაოს ორგანიზებისთვის: მასალების მოდულებად დაყოფა, პრაქტიკული დავალებების სტრუქტურირება და უკუკავშირის ციკლის შენარჩუნება, მაშინ როცა შინაარსის ავტორობა და საბოლოო საგანმანათლებლო გადაწყვეტილება თქვენს გუნდთან რჩება. დაიწყეთ ერთი როლით, შეამოწმეთ რა მუშაობს რეალურ პრაქტიკაში და მხოლოდ ამის შემდეგ გააფართოეთ მოდელი სხვა ფუნქციებზე.